Outsourcing to powierzenie przez firmę realizacji określonych zadań usługodawcy określając przy tym szczegółowo efekty, jakie zleceniodawca zamierza uzyskać, ale bez instrukcji dotyczących sposobu wykonywania poszczególnych zadań, pozostawiając inicjatywę w tym zakresie zleceniobiorcy. Działanie to może zostać uzupełnione propozycją przejęcia pracowników w trybie art. 231 kodeksu pracy składając się na mechanizm tzw. outsourcingu pracowniczego, polegającego na przejęciu niektórych zadań wymaganych w procesie działalności firmy-klienta przy jednoczesnym przejęciu składników majątkowych i niemajątkowych oraz przejęciu pracowników. Warunki ich przejęcia, z powodu niezwykle istotnej kwestii związanej z opłacaniem składek do ZUS, zostaną przedstawione w sposób umożliwiający Państwu uniknięcie niepotrzebnych nieporozumień oraz uchronienie przed zabiegami nieuczciwych firm wykorzystującymi nieznajomość przepisów prawa w tym zakresie.

Warunki prawidłowego przejęcia pracowników w trybie art. 231 kodeksu pracy.

Aby nastąpiło prawidłowe przejęcie pracowników niezbędne jest spełnienie następujących warunków:

1.    Przejęciu pracowników towarzyszy przejęcie zadań przy wykorzystaniu własnych zasobów oraz przejęcie składników majątkowych i niemajątkowych.
2.    Powinna nastąpić zmiana pracodawcy i jego wejście w swoją rolę wobec pracowników związanych z działalnością przejmowanych zadań zakładu pracy.
3.    Nowy podmiot faktycznie powinien wstąpić w prawa i obowiązki poprzedniego pracodawcy, będącego do tej pory stroną w stosunkach pracy z pracownikami.
4.    Płatnikiem składek zostaje podmiot, który przejął pracowników.

Na czym polega niewłaściwe przejęcie pracowników i jak się przed nim ustrzec?

Cechy niewłaściwego przejęcia pracowników nie powodują faktycznego przejęcia pracowników przez nowy podmiot. Powinniśmy zwrócić uwagę na następujące elementy proponowanych warunków outsourcingu:

1.    Rola niektórych firm oferujących zawarcie umów outsourcingu sprowadza się jedynie do wypłacenia pracownikom wynagrodzenia ze środków, które wcześniej na podstawie wystawionej faktury otrzymały od kontrahenta.
2.    Miejsca wykonywania pracy i zakres obowiązków pracowników pozostają bez zmian.
3.    Dotychczasowy pracodawca sprawuje nadzór nad pracownikiem, udziela urlopów, decyduje o zwolnieniu i dalszym zatrudnieniu.  

Powyższe działania nie spełniają kryteriów dla zastosowania art. 231 kodeksu pracy tzn. nie następuje tutaj faktyczne przejęcie pracowników przez nowy podmiot.

Praktyki stosowane przez nieuczciwe firmy.

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą możesz spotkać się z ofertą obniżenia kosztów pracowniczych. Samego outsourcingu pracowniczego nie należy oczywiście jednoznacznie utożsamiać z niewłaściwym mechanizmem zarządzania zakładem pracy, bowiem zrealizowany w prawidłowy sposób może służyć optymalizacji struktury firmy, usprawnić część jej działalności a nawet poprawić konkurencyjność na wolnym rynku. Należy jednak dokładnie przeanalizować zaproponowane warunki przejęcia pracowników.

Działania nieuczciwych firm (tzn. proponujących jedynie pozorne zastosowanie mechanizmu przejęcia pracowników w trybie art. 231 kodeksu pracy) mogą opierać się na tym, że przejmują one jedynie obsługę w zakresie dokumentacji pracowniczej i płacowej na zasadach właściwych dla tzw. biur rachunkowych – ich rola sprowadza się wtedy jedynie do wypłacenia pracownikom wynagrodzenia ze środków pochodzących od dotychczasowego pracodawcy. Takie działanie nie powoduje dla przejmowanych pracowników żadnych zmian w zakresie dotychczas świadczonej pracy – to samo miejsce świadczenia pracy, zakład pracy, osoby sprawujące nadzór oraz warunki zatrudnienia. Firmy te nie przejmują przy tym składników majątkowych poprzedniego przedsiębiorstwa. Jako że przejęcie następuje jedynie w zakresie obsługi pracowników na zasadach skorzystania z usług firm zewnętrznych – nie spełnia to wymogów przejęcia pracowników w trybie art. 231 kodeksu pracy, co powoduje, iż nowy podmiot nie staje się pracodawcą, a co za tym idzie płatnikiem składek pozostaje poprzedni pracodawca.


Zagrożenia wynikające z niezgodnego z prawem zawarcia umowy o outsourcing.

Występują przypadki, w których firma dokonująca pozornego przejęcia pracowników w trybie art. 231 k.p. nie odprowadza składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za pracowników. Faktyczny pracodawca, który zawarł umowę z firmą oferującą takie usługi, zostaje zatem zagrożony powstaniem zadłużenia z tytułu składek, które będzie dochodzone od niego przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych wraz z odsetkami za zwłokę. Wynika to z faktu, iż firmy przejmujące nie stają się pracodawcami, nie są zatem płatnikami składek w stosunku do przejętych pracowników. Po stronie ZUS zachodzi wtedy konieczność ustalenia rzeczywistego pracodawcy, czyli płatnika składek.

Na co zwrócić uwagę?

1.    Pracodawcy zamierzający skorzystać z usług firm oferujących ten rodzaj outsourcingu powinni zwrócić szczególną uwagę na skutek zawierania tego typu umów w kontekście opłacania składek, ponieważ mogą ponieść negatywne konsekwencje ich zaniechania.

2.    W przypadku otrzymania oferty outsourcingowej wskazana jest jej analiza pod kątem racjonalności oferowanych upustów dotyczących należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, jak również zweryfikowanie wiarygodności firmy outsourcingowej proponującej swoje usługi.

3.    Umowa outsourcingu pracowniczego nie powinna być zawierana pochopnie. Przedsiębiorca zainteresowany tym mechanizmem powinien zwrócić szczególną uwagę na konieczność sprawdzenia, czy oferta współpracy wskazuje na zamiar faktycznego przejęcia pracowników w rozumieniu art. 231 k.p. W przeciwnym razie może się okazać, iż umowa, która miała przynieść firmie realne oszczędności, stanie się przyczyną powstania zadłużenia, a w konsekwencji także poważnych problemów finansowych przedsiębiorcy. 


Redakcja: Oddział ZUS w Siedlcach